Что несет в себе изменение плана счетов

Сергей Киселев

директор по информационным технологиям,

Группа компаний «ИНФИНИТУМ»

Что несет в себе изменение плана счетов

Банк России реализует проект по переводу участников финансового рынка на Единый план счетов (ЕПС) и Отраслевые стандарты бухгалтерского учета (ОСБУ). В соответствии с Информационным письмом регулятора «О начале применения плана счетов бухгалтерского учета и отраслевых стандартов бухгалтерского учета для некредитных финансовых организаций», данные некредитные финансовые организации (НФО) РФ должны осуществить переход к новой учетной системе с 1 января 2017 г.

Попробуем разобраться, что означает этот шаг с точки зрения бизнес-сообщества:

во-первых – это изменение подходов к оценке активов в соответствии с правилами МСФО;

во-вторых – изменение правил учета и отражения операций;

в-третьих – в учетной системе придется реализовать новый план счетов с принципиально иной нумерацией, научить ее создавать лицевые счета по определенным правилам, отражать операции на этих счетах;

в-четвертых – необходимо автоматизировать классификацию активов;

в-пятых – нужно продумать модели переноса остатков между разными системами учета и трансформацию данных под новые требования, и т. д.

Для решения указанных задач потребуется новая учетная политика, содержащая рабочий план счетов, модели оценки и правила классификации активов.

В этой связи каждая компания встанет перед выбором – либо модернизировать действующую учетную систему, либо внедрить новую.

Модернизация существующей системы

Не секрет, что большинство компаний автоматизировали свою деятельность на базе одного из существующих на рынке решений. Однако бывают ситуации, когда это решение уже настолько адаптировалось к потребностям бизнеса, что превратилось в самостоятельную учетную систему. Возможно, в этом случае будет проще модернизировать ее под новый план счетов, чем устанавливать новую систему.

Попробуем оценить, что для этого нужно. Как минимум – необходимо сформировать проектную команду, включающую в себя не только разработчиков с соответствующими компетенциями, но и методологов и аналитиков, способных трансформировать новые требования к учету в требования по доработке системы.

В переходный период придется поддерживать учет на старом плане счетов и представлять индикативную отчетность по новому плану счетов. Возможно, индикативную отчетность можно подготовить и методом трансформации, но тогда не удастся отладить построение этой отчетности на новом плане счетов, и после первой сдачи отчетности в постиндикативный период вас могут ожидать неприятные сюрпризы.

При доработке существующей системы можно выбрать стратегию, предусматривающую поддержку параллельного учета в двух планах счетов. Однако это сопряжено с большими сложностями по настройке хозопераций, проводок, отчетов. Кроме этого в системе останется весь накопившийся за годы эксплуатации «мусор» (лишние проводки, неиспользуемые отчеты, тестовые данные).

Соответственно, альтернативой может стать параллельное решение, в то время как старый план счетов останется в существующей системе. Но вряд ли это будет целесообразно, поэтому в данном случае имеет смысл рассматривать внедрение новой системы «рядом».

Внедрение новой системы

На текущий момент на рынке представлено несколько конфигураций на платформе 1С разной степени готовности, поддерживающих новый план счетов и отраслевые стандарты бухгалтерского учета. Кроме того, специалистам известно о ряде разработок на базе платформ Microsoft Dynamics, но они имеют характер индивидуального проекта под конкретного заказчика, поэтому о них в рамках статьи говорить не стоит.

Конфигурации 1С, на наш взгляд, отличаются между собой двумя основополагающими особенностями: одни из них позволяют вести параллельный учет на двух планах счетов методом трансляции, другие предполагают ведение учета только в новом плане счетов без поддержки старого.

Плюсы и минусы вроде бы очевидны. В первом случае первичные документы проводятся однократно, а далее они отражаются одновременно в старом и новом плане счетов. С точки зрения удобства – плюс очевидный. С точки зрения учета – далеко не все так однозначно. Во-первых, некоторые операции невозможно корректно транслировать в новый план счетов. Соответственно, все равно потребуется ручное проведение документа. Во-вторых, метод трансляции может работать только в индикативный период. После его окончания учет необходимо будет вести целиком в новом плане счетов, а это фактически означает повторное внедрение учетной системы, но уже на новом плане счетов. Как следствие – очередные переносы остатков, настройки, тестирование…

Если рассматривать установку системы, поддерживающей только новый план счетов, то плюсы тоже понятны. Внедряется новая, свободная от накопившегося «мусора» система. Учет настраивается с нуля, соответственно, есть возможность предусмотреть все нюансы. Конечно, это требует очень серьезной аналитики и проработки. Зато внедренная таким образом система в дальнейшем позволит свободно вести учет на новом плане счетов, выведя из эксплуатации старую систему учета. Минусом же этого варианта является необходимость проведения документов в двух системах. Это довольно трудоемко и несет риски ошибок при вводе. Данный недостаток можно минимизировать, поставив задачу по автоматической загрузке документов из одной системы в другую, но не во всех системах это можно или целесообразно сделать. Также минусом этого варианта можно считать поддержку двух систем в полном объеме на протяжении 1–2 лет, что является дополнительной нагрузкой для ИТ-службы или ИТ-поставщика.

«Коробочное» решение – миф или реальность?

Отдельно необходимо остановиться на так называемых «коробочных» решениях. В начале года на заседаниях рабочей группы Банка России они неоднократно упоминались как готовые программы, которые каждая НФО может приобрести и внедрить. К сожалению, как показал опыт последних месяцев, полноценных «коробочных» решений так и не появилось, да и не могло быть. «Коробочное» решение позволяет автоматизировать лишь простые, рутинные операции и не может удовлетворить требования всего многообразия учетных политик и пользователей.

Всякая конфигурация, которая на текущий момент позиционируется как законченное «коробочное» решение, в любом случае потребует от НФО полноценного внедрения. В частности, надо будет решить вопросы настройки учетной политики, переноса остатков, ввода и классификации активов, тестирования отчетности, настройки хозопераций, а также интеграции системы в существующую ИТ-инфраструктуру. В любом случае это полноценный проект по запуску новой ИТ-системы, который требует соответствующих затрат, ресурсов, создания проектной команды…

Конечно, если у НФО количество операций исчисляется единицами, в составе активов нет ничего сложнее простых депозитов, а учетная политика достаточно проста, то можно попробовать вести учет на «коробочном» решении с минимальной адаптацией.

Как выбрать вендора и конфигурацию

Рассматривая вопрос выбора вендора, следует отметить, что все существующие и предлагаемые конфигурации учетных систем относительно недавно появились на рынке (в основном в течение 2016 г.). Большинство из них все еще находится в стадии доработки и тестирования. Соответственно, сеть франчайзинговых партнеров отсутствует как таковая. Внедрение предлагаемых конфигураций на текущий момент может осуществлять только сам вендор, разрабатывающий соответствующее решение. В связи с этим вопрос выбора поставщика стоит особенно остро. Необходимо обращать внимание на следующие критерии:

1. Наличие у вендора подтвержденной методологической базы (достаточного количества сотрудников, обладающих компетенциями в области ЕПС и ОСБУ).

2. Наличие у вендора проектной команды, готовой полностью взяться за проект внедрения.

3. Опыт работы с НФО, опыт внедрения конфигурации в той же сфере, что и ваша компания.

Немаловажным фактором при выборе является также участие представителей вендора в различных рабочих группах, созданных под эгидой Банка России или профильных СРО. Это позволяет им быть в курсе последних изменений и предложений со стороны как регулятора, так и участников рынка.

Поскольку выбор вендора напрямую определяет выбор конфигурации, чрезвычайно важно ознакомиться с особенностями предлагаемого решения. Вот лишь часть вопросов, которые следует уточнить:

• какие возможности по настройке и автоматизации учетной политики предлагаются;

• какие операции уже реализованы в системе, а какие необходимо настраивать;

• какие способы и методы оценки активов предусмотрены (на примере реальных активов);

• какие способы нумерации лицевых счетов имеются;

• как осуществляется классификация активов;

• как будут закачаны начальные остатки;

• какие формы отчетности реализованы;

• как будет осуществлена интеграция с существующими ИТ-системами (если это необходимо).

В заключение следует обратить внимание на ряд проблем, связанных с завершением внедрения системы. Зачастую только на этом этапе возникает вопрос, как принимать систему от поставщика. О критериях и методике приемо-сдаточных испытаний лучше договариваться либо в момент подписания договора, либо при разработке технического задания на внедрение. Тогда и у поставщика, и у заказчика будет понимание того, что именно они должны получить в итоге.

Также ошибочным было бы полагать, что внедрение «под ключ» может сделать своими силами собственная ИТ-служба или приглашенный подрядчик. В обязательном порядке надо запланировать участие в рабочей группе по внедрению новой учетной системы представителей профильных подразделений, которые в дальнейшем будут с ней работать. Их требуется обучить новым принципам и подходам к учету. Они могут участвовать в приемочном тестировании системы, чтобы убедиться, что весь заявленный функционал реализован в полном объеме. Если в компании существует практика разработки инструктивного материала по взаимодействию с ИТ-системой, то к моменту внедрения все конечные пользователи должны быть с ним ознакомлены и готовы его применять.