ЕПС: комфортный переход

Катушева Татьяна, Директор по финансам и аутсорсингу

АО «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ»

Сергей Киселев, Директор по ИТ

АО «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ»

Брикина Ирина, Начальник отдела учета

и обработки информации обособленного подразделения

ООО "ИНФИНИТУМ Консалтинг"

Целищев Дмитрий, Начальник отдела привлечения клиентов

АО «Специализированный депозитарий «ИНФИНИТУМ»

ЕПС: комфортный переход

Переход на новые отраслевые стандарты до сих пор воспринимается некоторыми финансовыми организациями как довольно неприятный и при этом не очень понятный процесс. Между тем только полный анализ разных способов реализации перехода и осмысленный выбор оптимального решения позволит сделать его максимально комфортным, с минимумом вложений и с высоким качеством получаемых результатов. Пока еще не поздно оценить все риски и собственные силы.

Отсрочка – не «каникулы»

Банк России реализует проект по переводу участников финансового рынка на Единый план счетов (ЕПС) и Отраслевые стандарты бухгалтерского учета (ОСБУ). В соответствии с Информационным письмом регулятора «О начале применения плана счетов бухгалтерского учета и отраслевых стандартов бухгалтерского учета для некредитных финансовых организаций» данные некредитные финансовые организации (НФО) должны осуществить переход на новый план счетов и отраслевые стандарты бухгалтерского учета в Российской Федерации с 01.01.2017.

Однако для ряда НФО (профессиональных участников рынка ценных бумаг, организаторов торговли, центральных контрагентов, клиринговых организаций, форекс-дилеров и управляющих компаний инвестиционного фонда) эта дата отодвинута на год: с 01.01.2017 на 01.01.2018.

Управляющие компании, в части отражения операций, связанных с деятельностью по договору доверительного управления средствами негосударственных пенсионных фондов и страховых организаций, а также специализированные депозитарии, в части осуществления функции по учету имущества, в которое размещены средства пенсионных резервов и/или инвестированы (размещены) средства пенсионных накоплений, активов, принимаемых для покрытия страховых резервов и собственных средств (капитала) страховщика, переходят на План счетов и ОСБУ с 01.01.2017, а в части отражения остальных операций переход управляющих компаний и специализированных депозитариев на План счетов и ОСБУ осуществляется с 01.01.2018.

Отсрочка на год не означает, что компаниям предоставлены «каникулы». 12 месяцев пролетают стремительно, и если не использовать их на грамотную подготовку и внедрение изменений, дата перехода в январе 2018 года может оказаться чревата неожиданными и неприятными последствиями.

Напомним, что Банк России обязал некредитные финансовые организации представить индивидуальные планы перехода на ЕПС и ОСБУ, разработанные на основе шаблона Типового плана перехода на единый план счетов и отраслевые стандарты бухгалтерского учета, а в дальнейшем ежемесячно отчитываться перед регулятором о выполнении мероприятий по переходу. Соответственно, компании обязаны представлять отчеты и документы по методологии бухгалтерского учета и отчетности, а также формировать и предоставлять тестовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность за 2017 год в формате XBRL.

Таким образом, в 2016–2017 годах реализация плана перехода на новый план счетов и отраслевые стандарты определяет основные особенности ведения бухгалтерского учета и операционной деятельности в некредитной финансовой организации в целом, порядок проведения модификации учетных компьютерных систем и обязательным образом будет связана с процессом обучения персонала новым требованиям ведения бухгалтерского учета.

Выбираем стратегию

Процесс перехода на новую систему с параллельным изменением принципов и стандартов учета, плана счетов, проводок, отчетности – задача крайне нетривиальная. Если бы речь шла только о смене информационной системы, то перед IT-службой стояла бы лишь задача корректно вписать новую систему в существующий IT-ландшафт и перенести остатки из старой системы в новую.

Но в рассматриваемом нами случае необходимо параллельно решить вопросы настройки и адаптации системы под требования новой учетной политики, провести настройки хозяйственных операций и проводок, проанализировать требования к отчетности, настроить сопоставление старого и нового плана счетов и осуществить корректный перенос остатков и документов. Возможно, в каких-то случаях потребуется перенос не только остатков, но и оборотов за несколько лет. И не факт, что новая и старая системы оперируют одними и теми же сущностями и объектами учета!

Фактически, в техническом плане каждая НФО должна сейчас окончательно выбрать для себя стратегию перехода на новый план счетов. Многие из них в свое время очень серьезно дорабатывали свои системы бухгалтерского учета, интегрировали их с бэк-офисными системами и системами электронного документооборота. Соответственно, сейчас каждой компании предстоит определиться, как и что она будет переносить в новую систему. Возможно, найдутся и те, кто будет модернизировать старую систему бухучета. Однако можно предположить, что большинство будет выбирать из новых решений, которые в настоящий момент есть на рынке.

В целом можно также выделить два основных варианта: система, которая поддерживает только новый план счетов, и система, которая поддерживает оба плана счетов.

В первом случае компания получает «чистую» систему, свободную от лишнего и устаревшего функционала, отчетов, данных и т. д., которые неизбежно накапливаются в процессе эксплуатации учетной системы. Однако это означает, что IT-службе в 2017–2018 годах придется поддерживать одновременно две системы бухучета, а пользователям – осуществлять двойной ввод документов в обе системы. С целью минимизации этой работы целесообразно поставить задачу на автоматический импорт-экспорт документов из одной системы в другую, хотя полностью автоматизировать этот процесс вряд ли получится.

Во втором случае, выбирая систему с поддержкой двух планов счетов, надо внимательно изучить ее особенности. На рынке есть системы, которые предлагают ведение учета в новом плане счетов методом трансляции проводок из старого плана счетов. С точки зрения методологии надо тщательно протестировать, насколько корректно будет осуществлена трансляция на всем спектре хозопераций. Кроме того, следует помнить, что метод трансляции применим в течение достаточно ограниченного времени – до полного перехода на новый план счетов (2018 год). После этого периода поддерживать старый план счетов будет нецелесообразно и, скорее всего, технически невозможно. Поэтому компании, выбравшие систему с трансляцией, ожидает еще один переход на систему с полной поддержкой нового плана счетов. Да, вполне возможно, что этот переход будет менее болезненный и более прозрачный для пользователей. Тем не менее, он также влечет за собой значительные риски.

Важно подчеркнуть, что вне зависимости от выбранной стратегии перехода надо очень тщательно анализировать возможности системы и ее функционал. Например, в системе может заявляться наличие классификации финансового актива в момент первоначального признания в одну из категорий на основе учетной политики. На практике же это может означать ручное проставление признака или выбор счета учета пользователем. Это операция, которая несет риски ошибок, связанных с человеческим фактором. Более правильным решением была бы автоматическая классификация актива на основе введенной учетной политики с возможностью ручной корректировки при необходимости. В этом случае человеческий фактор сведен к минимуму.

Своими руками

Переход на новую информационную систему организационно можно реализовывать разными способами. Первый, с которого всегда начинается изучение вариантов и возможностей в любой компании – провести всю работу самостоятельно, силами собственной IT-службы. Нельзя однозначно сказать, плох или хорош этот путь, так как ответ напрямую зависит от численности, квалификации, подготовленности собственных сотрудников. Однако общий совет в этом случае можно дать – и он касается собственно организации работы.

Представляется целесообразным открытие нового проекта внедрения, назначение руководителя или менеджера проекта, создание проектной группы, основной задачей которой будет внедрение новой системы бухучета. Ее участники должны быть замотивированы на достижение этой задачи. Предполагать, что некие штатные специалисты могут успешно реализовывать этот проект параллельно с текущими функциональными обязанностями, было бы неосмотрительно. Таким образом, встает вопрос: а есть ли реальная возможность выделения таких мощных ресурсов из собственного штата сотрудников без ущерба для основной деятельности компании?

Подчеркнем, что в вышеописанную проектную группу должны входить не только IT-специалисты, но и представители финансово-экономического блока и методологи. Ведь выбирая вариант самостоятельного внедрения, компания принимает на себя ответственность не только за выбор и внедрение IT-решения, но и за методологическую составляющую. Это означает, что проектная группа должна будет собственными силами определить, как новая учетная политика «ляжет» в новую систему, как будут настроены счета и срезы аналитического учета. Ей предстоит самостоятельно разработать альбом проводок и внедрить его в систему, определить, как данные будут отражаться в отчетности и т. д.

Не забываем, что предстоит и интеграция новой системы в уже существующий в компании IT-ландшафт. И это тоже серьезнейшая задача. Не стоит рассчитывать, что можно будет купить готовое коробочное решение, установить его на сервер и сразу приступить к работе. Участники рынка, уже изучившие проблему, единодушны во мнении: все имеющиеся решения на текущий момент требуют достаточно глубокой адаптации под специфику каждой конкретной компании.

Кроме того, не стоит забывать и про обучение конечных пользователей. Им надо будет объяснить и показать новую специфику, новый функционал, новые отчеты. Скорее всего, у вас изменится ряд бизнес-процессов, и это тоже должно найти отражение при обучении сотрудников.

Внешний интегратор

Второй путь, который может избрать НФО для реализации перехода на ЕПС – это привлечение внешнего интегратора. Можно предположить, что внешним интегратором в абсолютном большинстве случаев будет собственно сам разработчик выбранного компанией коробочного решения. Широкой сети франчайзинговых партнеров у поставщиков решений под ЕПС в настоящий момент нет. Все решения находятся в той или иной стадии разработки, соответственно, мало кто из партнеров может получить компетенции по их внедрению.

Выбрав такого поставщика, компания все равно будет вынуждена выделить проектную команду со своей стороны для решения вопросов внедрения и адаптации системы в существующий IT-ландшафт. В этом варианте можно переложить ряд методологических вопросов на подрядчика, а также полностью отдать ему на откуп вопросы настройки решения под требования учетной политики. Однако такое делегирование полномочий в любом случае потребует тщательного контроля со стороны компании, а по завершению настройки – тестирования и приемо-сдаточных испытаний. Об объеме и перечне таких приемо-сдаточных испытаний лучше договориться на этапе согласования договора, чтобы и заказчику, и подрядчику были понятны критерии, по которым будет приниматься работа.

Кстати, подрядчику также можно делегировать вопросы обучения штатных сотрудников, если он готов предоставить такую услугу. Точнее – если у него есть компетенции для организации обучения не только по работе в системе, но и по методологическим вопросам.

И в том, и в другом случае НФО несет обязательные расходы по закупке необходимых лицензий и программно-аппаратных средств, тратит ресурсы на ФОТ высококвалифицированных сотрудников, выделенных на проект внедрения, принимает на себя риски несоответствия выбранного решения заявленным требованиям.

Полный аутсорсинг

В случае избрания третьего пути – передачи всего объема работ на аутсорсинг, затраты на приобретение и техническое сопровождение учетного ПО перекладываются на аутсорсера. Аутсорсер в данном случае выбирает наиболее оптимального вендора, способного удовлетворить практически все потребности клиентов. При этом важным является и техническое сопровождение продукта, и возможность вносить доработки в четко обозначенные сроки за умеренные финансовые вложения.

Если аутсорсер выбран грамотно, то значительно снижен риск получения потенциальных претензий за несвоевременное исполнение новых требований и подготовку необходимого пакета документов в рамках исполнения Плана перехода на ЕПС и ОСБУ, поскольку аутсорсер должен отслеживать наличие документов и оперативно реагировать на любые изменения в этом направлении.

Как правило (и на этом нужно настаивать при заключении договора), аутсорсер готов в определенном объеме принимать на себя финансовую ответственность за последствия ошибок в учете и отчетности. Это стимулирует его в процессе выполнения обязанностей следовать самым высоким стандартам качества, ведь помимо финансовых обязательств, он несет еще и репутационные риски.

Аутсорсер оказывает экспертную поддержку как в части предоставления шаблонов, так и в процессе подготовки проектов документов, которые в обязательном порядке должны быть разработаны управляющей компанией в рамках перехода на новые отраслевые стандарты.

Дополнительным «бонусом» должна стать возможность обучения сотрудников компании за счет их регулярного практического взаимодействия с компанией-ауторсером. В настоящее время участникам рынка предлагается множество учебных курсов на тему перехода на новые отраслевые стандарты, но на практике полученных в ходе семинара теоретических знаний в любом случае оказывается недостаточно. А вот ауторсер может выступить в качестве тренера/коуча для сотрудников бухгалтерии и финансовых блоков компаний – при этом на практике демонстрируя оптимальные решения.

Конечно, принимая решение о передаче процесса перехода на ЕПС на аутсорсинг, нужно осознавать, что ответственность за исполнение нормативных требований остается за управляющими компаниями. Поэтому, используя аутсорсинг как комфортный метод перехода на новые отраслевые стандарты, компания должна предельно внимательно относиться к выбору организации-партнера.

Прежде всего, стоит ориентироваться на уже имеющийся у потенциального партнера практический опыт работы. Не секрет, что ряд компаний-консультантов, работающих сегодня на рынке, трактуют новые стандарты не совсем точно, не совсем корректно понимают и доносят до своих клиентов тот уровень детализации, который необходим, порой допускают даже откровенные ошибки. Важно, чтобы учет и отчетность были основной профессиональной деятельностью аутсорсера. Обязателен опыт оказания услуг аутсорсинга по ведению бухгалтерского учета для управляющих компаний. При этом важно, чтобы репутация аутсорсера была на самом высоком уровне, чтобы он не был замечен в сомнительных операциях, а также не имел претензий со стороны клиентов. Это возможно только при соблюдении двух факторов – наличия практических экспертов и высоких технологических мощностей. А именно это и требуется для успешной реализации проекта!

Немаловажным является и участие представителей аутсорсера в экспертных советах и группах, занимающихся как разработкой самих стандартов, так и проработкой их возможной реализации. Это означает его глубокую экспертизу в тех процессах, которые, собственно, поручает ему управляющая компания.

Еще при выборе аутсорсера стоит обратить внимание на его финансовую устойчивость, а именно, на диверсификацию клиентской базы, размер собственного капитала, возможное страхование ответственности.

Справочно:

Ответственность некредитных финансовых организаций за нарушение действующего законодательства Российской Федерации, в том числе в сфере бухгалтерского учёта и отчётности, определяется соответствующими статьями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Статья 19.7.3. Непредставление информации в Банк России

Непредставление или нарушение порядка либо сроков представления в Банк России отчетов, уведомлений и иной информации, предусмотренной законодательством и (или) необходимой для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, либо представление информации не в полном объеме и (или) недостоверной информации, за исключением случаев, если в соответствии со страховым законодательством, законодательством Российской Федерации о кредитной кооперации, о микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях и о ломбардах Банком России дается предписание об устранении нарушения страхового законодательства, законодательства Российской Федерации о кредитной кооперации, о микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях и о ломбардах, если эти действия (бездействие) не содержат уголовно наказуемого деяния, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц - от пятисот тысяч до семисот тысяч рублей.

Кроме того, со 2 августа 2014 года установлена уголовная ответственность за фальсификацию финансовых документов учета и отчетности финансовой организацией (статья 172.1 Уголовного кодекса Российской Федерации).